Herramientas de Gestión de Proyectos Impulsadas por IA: Una Revolución Empresarial

febrero 14, 2024

Las herramientas de gestión de proyectos impulsadas por inteligencia artificial (IA) están revolucionando la forma en que las empresas llevan a cabo sus operaciones, simplificando la toma de decisiones, manteniendo los proyectos en curso y optimizando las comunicaciones internas. Al elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada, usted podría no solo ahorrar cientos, sino miles de dólares anualmente, al mismo tiempo que incrementa la eficiencia y productividad de su equipo.

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herramientas de gestión de proyectos impulsadas por ia

Tradicionalmente, los gestores de proyectos se veían abrumados con un sinfín de tareas administrativas manuales y repetitivas. Mantenían cohesionados a los equipos y proyectos, aportando esas indispensables habilidades interpersonales tanto a clientes como a colaboradores internos, quienes estaban inmersos en la ejecución del trabajo. Esta carga de trabajo, frecuentemente exacerbada por el uso excesivo de hojas de cálculo y la presión constante por cumplir con los entregables y reportes, exigía de los equipos hacer uso de sus capacidades deductivas para navegar por los proyectos.

Descargo de responsabilidad: Este post contiene algunos enlaces de afiliados, lo que significa que gano una pequeña comisión si usted compra los productos que recomiendo.

Sin embargo, en la actualidad, mi enfoque laboral ha sido transformado gracias al uso de herramientas de IA. Estas herramientas han tomado las riendas de la gestión de proyectos, liberando capacidad mental tanto para mí como para mi equipo, permitiéndonos concentrarnos en lo que realmente excelamos: construir y fortalecer relaciones, enviar comunicaciones consideradas y cumplir con los objetivos de manera aún más rápida y eficiente que hace una década. Con la herramienta de IA correcta, su proceso de trabajo puede volverse más dinámico, resultando en un ambiente laboral más satisfactorio y productivo.

La selección de una herramienta de gestión de proyectos basada en IA debe ser una decisión informada, dependiendo de sus necesidades específicas y cómo planea implementarla para optimizar sus operaciones. Este artículo se propone ser una guía exhaustiva para ayudarle a elegir la herramienta de gestión de proyectos de IA que mejor se adapte a sus requisitos. Incluiré mi análisis personal de cada herramienta, cómo las descubrí, sus características destacadas de IA, el precio, y mi recomendación sobre para quién sería más beneficioso. La implementación de la herramienta adecuada no solo le permitirá ahorrar en costos, sino que también transformará la manera en que su equipo y usted trabajan, llevando su productividad y eficiencia a nuevos horizontes.

CONTENIDO MOSTRAR

¿Qué hace el software de gestión de proyectos de IA?

El software de gestión de proyectos impulsado por inteligencia artificial (IA) se ha convertido en un aliado estratégico para coordinar y estructurar tanto proyectos como equipos eficazmente. Estas soluciones tecnológicas avanzadas están diseñadas para llevar a cabo una amplia gama de funciones, desde la automatización de tareas repetitivas hasta la gestión eficiente de calendarios de producción, pasando por el almacenamiento seguro de documentos vinculados a proyectos y tareas específicas, ofreciendo además un punto de acceso unificado a todos los recursos relacionados con un proyecto.

Gracias al progreso en el campo de la IA, estos programas pueden automatizar procesos de trabajo complejos, mitigar el agotamiento asociado a la toma de decisiones mediante el uso de análisis predictivos, mejorar sustancialmente la productividad y actuar como un asistente digital que ofrece soporte continuo. Esta capacidad de asistencia constante transforma radicalmente la eficiencia con la que se pueden manejar los proyectos, haciendo de estas herramientas una inversión que se traduce rápidamente en un aumento tangible de la productividad.

A pesar de la percepción de que estas herramientas puedan representar un gasto significativo, es importante destacar que el mercado ofrece una variedad de soluciones de gestión de proyectos gratuitas que son excepcionalmente útiles. Estas versiones sin costo no solo son accesibles para aquellos que están conscientes de sus presupuestos, sino que también proporcionan una excelente oportunidad para experimentar directamente con las ventajas de la gestión de proyectos asistida por IA, asegurando que cada inversión, independientemente de su magnitud, se traduzca en beneficios sustanciales de productividad.

Probar las herramientas de gestión de proyectos de IA

Durante años, he explorado innumerables herramientas de gestión de proyectos basadas en IA, así como diversas soluciones de marketing. Debo confesar: experimentar con nuevas herramientas es algo que me apasiona.

Este entusiasmo puede convertirse casi en un desafío, dado que en el ámbito digital es fácil verse saturado por la abundancia de opciones y tentado constantemente por la última innovación.

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Sin embargo, no tengo intenciones de frenar. Al contrario, estoy decidido a explorar aún más herramientas en adelante.

Adoptar tecnologías emergentes se traduce directamente en simplificar la vida, dinamizar el negocio y manejar una lista de tareas tanto gratificante como eficaz. Y no soy el único que piensa así.

Según el informe State of AI de Hubspot, los participantes estimaron un ahorro de dos horas y 24 minutos diarios al emplear IA, en contraste con no usarla. La automatización de tareas manuales representa, por sí sola, un ahorro de dos horas y 16 minutos al día.

El tiempo ahorrado gracias a la IA es notable. Solo necesita encontrar la herramienta adecuada que se ajuste a sus necesidades específicas, y para eso, he realizado evaluaciones detalladas para asistirle.

En mis análisis de herramientas de gestión de proyectos con IA, busco soluciones que:

  • Sean intuitivas en su uso.
  • Manejen eficientemente proyectos, tareas y subtareas.
  • Mantengan a mi equipo contento (¡y libre de estrés!).
  • Faciliten las comunicaciones en torno a proyectos y tareas.
  • Ofrezcan opciones de integración para permitir el escalado de mi negocio junto con la herramienta.

He evaluado las herramientas discutidas en este artículo según:

  • Su capacidad para imitar o reemplazar la intervención humana.
  • La eficacia de sus funciones de IA.
  • Sus esquemas de precios.

10 Software de gestión de proyectos de IA

1. Asana

Software de gestión de proyectos de IA; Asana

Asana es la herramienta de gestión de proyectos a la que recurro actualmente en mi agencia. Gestiono los proyectos de mi equipo y de mis clientes en Asana. Soy una gran fan y hace todo lo que necesito.

Utilizo Asana de forma constante desde hace unos cuatro años, y me las apaño sin pagar paquetes premium, aunque admito que necesito invertir.

Cómo descubrí Asana

Un especialista en operaciones de marketing recomendó Asana a una agencia en la que trabajaba. La configuración totalmente remota de la agencia era fantástico.

Puedo decir sinceramente que la comunicación era mejor que en otras agencias en las que había trabajado en las que los empleados estaban bajo el mismo techo.

Cómo Asana apoyó mi gestión de proyectos

He introducido a muchos miembros del equipo en la configuración de Asana de mi agencia, y nunca he tenido ningún problema con su funcionalidad o su rápida adaptación al proceso de nuestra agencia.

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Para mí, Asana cumple muchos requisitos. Mi equipo está contento; su uso es intuitivo, se pueden gestionar proyectos y tareas de forma eficaz y las comunicaciones relacionadas con los proyectos tienen lugar dentro de la aplicación.

Esta funcionalidad es ideal para proyectos a largo plazo en los que diferentes miembros del equipo entran y salen.

Asana es una de las herramientas más antiguas de esta ronda. Existe desde 2008, lo que probablemente influye en sus muchos capacidades de integración de aplicaciones.

Asana se queda un poco corto en cuanto a precios y funciones personalizadas, pero Click Up sobresale en este aspecto (más información a continuación).

Funciones de IA favoritas

Flujo de trabajo

Aunque no es una IA propiamente dicha, la función de flujo de trabajo de Asana toma tareas humanas agotadoras y las automatiza. Hasta cierto punto, Asana es nuestro Director de Proyecto.

Gran parte de lo que hace a diario es repetitivo y, si somos sinceros, aburrido. Con el flujo de trabajo de Asana, puede olvidarse del aburrimiento y automatizar las tareas repetitivas para centrarse en lo que más le gusta.

Esta funcionalidad quita una gran parte del trabajo administrativo a los gestores de proyectos.

El flujo de trabajo es una función de pago, pero ahorra horas. Basta con activar un flujo de trabajo tras una acción (como mover una tarjeta de una columna a otra), y Asana hará el resto.

Rellenará el flujo de trabajo para la siguiente fase y ayudará a su equipo a cumplir los procedimientos normalizados de trabajo.

Inteligencia de Asana

La inteligencia de Asana es su componente de IA, que incluye la planificación, los resúmenes y la edición de contenidos.

Con la inteligencia de Asana, puede utilizar la IA para elaborar respuestas y comentarios, asegurándose de obtener el tono adecuado.

La IA editará el estado de sus proyectos para que pueda ver dónde puede haber proyectos en riesgo que necesiten la importantísima interacción humana.

Precios

  • Los particulares se inician gratuitamente (Esto es todo lo que he necesitado en el pasado, pero ahora se me ha quedado pequeño)
  • El paquete de inicio cuesta 10,99 dólares al mes por usuario, facturados anualmente
  • El paquete avanzado cuesta 24,99 $ al mes por usuario, facturados anualmente

Lo mejor para

  • Gestión de proyectos tradicional sin personalización
  • Pequeños equipos e individuos

2. ClickUp

Herramientas de gestión de proyectos de IA, ClickUp

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ClickUp se está convirtiendo en un firme favorito dentro de mi red. Es anecdótico, pero estoy conversando más con personas que se pasan a ClickUp desde Asana.

La atracción hacia ClickUp es siempre la misma: es más barato y se puede personalizar más.

Asana cobra un mínimo de 12 $ al mes por usuario, mientras que ClickUp cuesta 5 $ al mes por usuario adicional independientemente del paquete que elija, lo que supone un importante ahorro para los equipos más grandes.

Aunque puede personalizar Asana, las opciones de personalización son para miembros de pago, mientras que ClickUp le da acceso inmediato a esta funcionalidad.

Cómo descubrí ClickUp

ClickUp es la herramienta de gestión de proyectos de AI elegida por dos de mis clientes. Ambos cambiaron de Asana a ClickUp, y ambos están muy contentos.

Danielle Hixenbaugh, responsable de crecimiento emotivo de Emotive, recomendó ClickUp a un cliente.

Ella dice: «Es lo que utilizo para nuestra agencia. Después de probar muchas herramientas de gestión de proyectos, me quedé con ClickUp por ser la que ofrecía el mejor precio, flexibilidad y opción para profesionales del marketing o equipos de marketing más grandes.»

Cómo ClickUp ayudó a mi gestión de proyectos

Utilizo ClickUp para mantener el rumbo de los proyectos que realizo para mis clientes. Lo he utilizado dentro de la función de gestor de proyectos y como consultor, respondiendo a las tareas y acciones que me han delegado.

Al igual que Asana, ClickUp hace todo lo que tiene que hacer: ayuda a gestionar equipos remotos en distintas zonas horarias, y los comentarios se colocan contra los proyectos y las tareas. Es intuitivo. Creo que la UX es ligeramente mejor que la de Asana.

Funciones de IA favoritas

Cabe destacar que las funciones de IA no están disponibles en los planes gratuitos.

Redacción y edición de contenidos

Escriba lo que escriba, ClickUp AI puede ayudarle. En la gestión de proyectos, la IA generativa puede ser bastante útil. En lugar de teclear manualmente los mensajes, la IA puede echarle una mano.

Como era de esperar, puede utilizar la IA generativa para editar texto, ajustar el tono de su comentario o editar contenidos más extensos, mejorando su longitud.

Resumir contenidos

Resumir contenidos es beneficioso para la gestión de proyectos. Las notas de una reunión o las descripciones largas pueden traducirse y editarse para informar rápidamente al equipo.

Traducción

La IA de ClickUp incluye una función de traducción, que resulta increíblemente útil para los equipos remotos que trabajan en todo el mundo.

Precios

  • Empiece por 0
  • El paquete ilimitado cuesta 7 $ al mes, se paga anualmente
  • Business son 12 $ al mes, pagados anualmente
  • También hay disponibles paquetes empresariales para clientes
  • Los nuevos usuarios se añaden por 5 $ por usuario para todos los paquetes

Lo mejor para

  • Asequibilidad
  • Configuración personalizada
  • Equipos de cualquier tamaño

3. Monday

Herramientas de gestión de proyectos de IA; lunes

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Monday es la recomendación más cara de esta lista, pero hace algo más que otras herramientas de gestión de proyectos. Junto a la gestión de proyectos, los usuarios de Monday también pueden gestionar su CRM de ventas con las herramientas de Monday.

Los gestores de proyectos que utilicen los planes Enterprise pueden acceder a informes, incluida la información sobre el rendimiento laboral.

Cómo descubrí monday

Fue la publicidad de Monday la que captó mi atención hace muchos años. Lo descargué y lo probé para ver cómo se comparaba con Click Up y Asana.

Cómo Monday apoyó mi gestión de proyectos

En general, ¡me gustó! El proceso de incorporación y la configuración son de los más amistosos e intuitivos. No puede equivocarse al configurar su primer proyecto, ya que Monday le guía a lo largo del proceso.

Para mí, Monday hace mucho. En muchos casos, Monday podría ser demasiado y contribuir a ese agobio del equipo, que es precisamente lo que quería evitar para esta prueba.

Sin embargo, como todo, los informes y la funcionalidad de Monday sólo son abrumadores si no los necesita. Para quienes deseen una solución más robusta, Monday podría ser para usted.

Funciones AI favoritas

Generación de listas de tareas

Asistencia AI de monday le hará pensar en las subtareas de un proyecto. Todo lo que tiene que hacer es pedir a la IA que enumere los pasos recomendados para su proyecto, y Monday hará el resto.

IA generativa

Muchas herramientas de gestión de proyectos con funciones de IA incluyen IA generativa para redactar, resumir, crear correos electrónicos, etc. Monday hace todo esto.

Precios

La estructura de precios de Monday es más rígida que la de Click Up y Asana, y si se añaden cosas como el CRM de ventas, el precio (con razón) aumenta. Para este artículo, los precios que figuran a continuación corresponden a la gestión de proyectos.

Debe empezar con tres puestos, por lo que el precio mensual es superior al de Click Up o Asana, lo que hace que Monday sea menos adecuado para equipos pequeños o personas individuales.

  • Empiece gratis con tres tableros y dos puestos
  • Básico cuesta 9 $ al mes, facturados anualmente (mínimo tres asientos, por lo que son 27 $ al mes)
  • Estándar cuesta 12 $ al mes, facturados anualmente (mínimo tres puestos, por lo que son 36 $ al mes)
  • Pro cuesta 19 $ al mes facturados anualmente (mínimo tres puestos, por lo que son 57 $ al mes)

Lo mejor para

  • Equipos grandes
  • Los que integran un CRM de ventas

4. Basecamp

 Herramientas de gestión de proyectos de IA, Basecamp

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Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos que fija su precio mensual en 299 dólares al mes, facturados anualmente.

Parece mucho comparado con Asana o Click Up, pero si su equipo supera las 57 personas, Basecamp se convertirá en la opción más asequible, superando incluso a Click Up.

Basecamp compara su coste mensual con una pila tecnológica como Asana, Slack, y Google Workplace, que según Basecamp cuesta 604,80 dólares al mes con sólo 20 miembros.

Cómo descubrí Basecamp

Basecamp era la herramienta de gestión de proyectos preferida de una agencia remota para la que trabajaba. Su uso era intuitivo y se integraba con Google Workspace, lo que resultaba muy útil.

Todos los documentos se añadían a la herramienta, manteniéndolo todo en un mismo lugar.

Era intuitivo y me sentí cómoda con la herramienta sin necesidad de formación.

Cómo Basecamp apoyó mi gestión de proyectos

Basecamp hizo que la agencia en la que trabajaba pasara de trabajar únicamente en Slack, con documentos y conversaciones sobre proyectos que tenían lugar en varios lugares, y proporcionó una plataforma centralizada que ayudó a agilizar nuestros flujos de trabajo.

Funciones de IA favoritas

Finalización del proyecto

Con Basecamp Mover la aguja y la función de control de la misión, puede calibrar el rendimiento de un proyecto sin tener que reunir manualmente todos los detalles.

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La herramienta de gestión de proyectos reunirá los datos y le avisará de los proyectos potencialmente «en riesgo» o «preocupantes».

Esta función quita mucho trabajo manual a los gestores de proyectos, dejándoles más tiempo para resolver problemas y volver a encarrilar un proyecto.

Precios

  • 15 $ por usuario y mes
  • Si alcanza los 20 miembros, se beneficiará del plan Pro ilimitado a 299 $ al mes

Lo mejor para

  • Empresas que buscan una solución todo en uno con precios transparentes

5. Trello

Herramientas de gestión de proyectos de IA, Trello

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Cómo descubrí Trello

Trello fue una herramienta que utilicé hace muchos años. Fue la primera herramienta de gestión de proyectos que conocí en 2011. Utilizaba Trello para gestionar contenidos como parte de una pequeña agencia de marketing.

Cómo Trello apoyó mi gestión de proyectos

Todavía hoy utilizo Trello. Está en mi arsenal de gestión de proyectos, incluso con Asana para los proyectos de los clientes.

Me gusta Trello porque es sencillo. Para los clientes que no tienen muchos proyectos, recurro a Trello. Es intuitivo y fácil de usar, la gente se familiariza con él rápidamente y el paquete gratuito es suficiente para el uso que le doy.

No creo que Trello se adapte a las empresas que buscan escalar, pero es perfecto para proyectos o equipos pequeños.

Conoce más sobre Trello en esta revisión experta que publiqué hace unos meses atrás.

Características favoritas de la IA

Estrategia IA

La IA de estrategia de Tello ayuda en la gestión general de proyectos y en la productividad. Puede utilizar el software para controlar quién ve qué proyecto, y los proyectos o tareas se marcan con prioridad para mantener al equipo trabajando primero en las tareas más importantes.

Precios

Trello es una de las herramientas de gestión de proyectos más baratas. También es una de las más sencillas.

  • Empiece gratis
  • Estándar cuesta 5 $ por usuario y mes, facturados anualmente
  • Premium es de 10 $ por usuario al mes, facturados anualmente
  • Enterprise es a partir de 7,38 $ un usuario al mes, dependiendo de la cantidad de asientos, facturado anualmente

Lo mejor para

  • Equipos pequeños
  • Individuos
  • Pequeños y pocos proyectos
  • Gestión de contenidos

6. Motion

ai herramientas de gestión de proyectos, Motion

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Ni siquiera completé mi prueba gratuita antes de inscribirme en Motion. Esta herramienta de gestión de proyectos de IA hace que la programación y la gestión de la agenda tan fácil que entregar mi dinero duramente ganado fue una obviedad.

Cómo descubrí motion

Para ser honesto, la publicidad de Motion se dirigió a mí durante bastante tiempo. Pasó posiblemente un año antes de que finalmente me inscribiera y lo probara.

Dos partes de Motion me atrajeron: la sincronización de calendarios y el análisis predictivo para la priorización de tareas.

A los pocos días de utilizar Motion, me enganché y pude ver cómo podía sustituir a otras suscripciones y herramientas.

Características favoritas de la IA

Programación de reuniones con IA

Usted fija sus horas de reunión preferidas, y Motion’s Meeting Assist AI dará prioridad a sus horarios de reunión deseados y a su disponibilidad. Todo lo que tiene que hacer es configurar sus preferencias y compartir un enlace de reserva con su invitado.

Motion les ofrecerá las horas y fechas que más le convengan.

El ágil sistema de reservas por calendario ahorra mucha monotonía entre usted y su invitado a la reunión.

Facilitar la toma de decisiones con la IA predictiva

Cuando configura Motion, añade proyectos y tareas. Usted fija los plazos (ninguno, duro o blando), las fechas de inicio, las prioridades y las horas de trabajo. Puede establecer distintos horarios de trabajo.

Por ejemplo, yo utilizo de 9 de la mañana a 5 de la tarde para mi trabajo con clientes y horas fuera de ese horario para proyectos personales y mi propio negocio.

La IA tendrá en cuenta lo anterior y programará las tareas en función de la urgencia y la disponibilidad. Recibirá una advertencia si su horario fuerza un proyecto más allá de su fecha límite para que pueda resolver proactivamente cualquier problema de programación.

Sincronización del calendario

La gestión de mi calendario se vuelve abrumadora como vendedor y fundador con múltiples pequeñas empresas o side hustles, muchos clientes, direcciones de correo electrónico y calendarios.

Motion hizo esto increíblemente fácil al sincronizar los calendarios de Outlook y Google en un lugar central – una tarea aparentemente imposible hasta que descubrí Motion.

Yo criticaría el calendario de Motion porque sólo ofrece vistas diarias y semanales y no mensuales. Yo planifico, así que esto es un problema para mí. He enviado los comentarios a su equipo de desarrollo.

Mientras tanto, tengo una solución: utilizar One Cal junto con Motion. Más información a continuación.

Cómo Motion apoyó mi gestión de proyectos

Motion es la herramienta de IA que utilizo para gestionar yo mismo. Sin embargo, hay muchas posibilidades de que presente Motion a mi equipo.

Por ahora, Motion forma parte de mi pila tecnológica de gestión de proyectos por su gestión y sincronización de calendarios y su análisis predictivo de IA para ayudar con la fatiga de decisión de qué hacer a continuación.

Me encanta que pueda confiar en la programación de Motion para que me devuelva una lista de tareas alcanzable y productiva. Además, los avisos sobre posibles problemas con los plazos son un salvavidas.

Precios

  • Prueba gratuita de 14 días
  • 19 $ por usuario al mes, facturados anualmente
  • 12 $ por usuario al mes para equipos

Lo mejor para

  • Individuos y equipos pequeños
  • Manejar la fatiga de decisión
  • Programación del calendario
  • Sincronización del calendario

7. OneCal

Herramientas de gestión de proyectos de IA, One Cal

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Para mí, OneCal es imprescindible con o sin Motion. Por lo tanto, no se salte esta sección si no utiliza Motion.

Algunos elementos de OneCal se cruzan con la funcionalidad de Motion (por ejemplo, la sincronización de calendarios y el sistema de reservas). Sin embargo, OneCal puede sincronizar muchos calendarios.

Además, lo que más me convence de OneCal es que sincroniza los calendarios de Outlook y Google en Outlook y Google, por lo que no está limitado a la aplicación OneCal.

Con Motion, tiene que utilizar el calendario de Motion, y ya he explicado mi problema con eso (no hay vista mensual).

Cómo descubrí OneCal

OneCal me fue recomendado por el experto en automatización Jake Error Santos. Cuando le dije que tenía problemas con la gestión y sincronización de calendarios, Jake me puso en OneCal, y no he mirado atrás.

Jake recomienda OneCal con frecuencia:

«Recomiendo con frecuencia OneCal a mis clientes debido a su configuración sin complicaciones, que supera la complejidad de integrar calendarios con soluciones de bajo código como Zapier, haciendo que la gestión de proyectos sea más eficiente y sencilla.»

Cómo OneCal apoyó mi gestión de proyectos

Aunque OneCal no gestiona proyectos, mantiene mi carga de trabajo manejable y la monotonía de comprobar varios calendarios a raya. Esto significa que puedo ir a cualquier calendario para obtener una visualización precisa de lo que está ocurriendo en todos mis calendarios.

En definitiva, me ahorra mucho tiempo y me libra de la ansiedad de los calendarios.

Para quienes no utilicen Motion, OneCal también dispone de un sistema de reservas.

Funciones AI favoritas

Sincronización del calendario

Una vez que haya integrado OneCal con sus calendarios, dispondrá de calendarios sincronizados en todas partes.

Enlaces de reserva

Puede establecer un sistema de reservas para que los invitados a sus reuniones puedan reservar un hueco en su calendario a la hora que más le convenga (¡y a ellos también!).

Con este sistema, puede establecer tiempos intermedios y evitar reuniones consecutivas, y sus invitados pueden ver fácilmente las franjas horarias disponibles en sus zonas horarias.

Precios

  • Starter cuesta sólo 4 dólares al mes facturados anualmente (esto es todo lo que necesitaba)
  • Esencial 8,30 $ al mes facturados anualmente
  • Premium 25 $ al mes facturados anualmente

Lo mejor para

  • Cualquiera que utilice varios calendarios o desee agilizar el proceso de reserva de reuniones

8. Notion

Herramientas de gestión de proyectos de IA, Notion

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Notion no es mi herramienta de gestión de proyectos favorita para gestionar proyectos reales, aunque tiene esa funcionalidad. Le recomiendo que se quede con Click Up, Asana o Motion para eso.

Pero Notion es el mejor amigo de una empresa. Es muy intuitiva y mantiene todos sus documentos en un solo lugar. Tiene una gran UX y diseño, lo que la hace inspiradora.

Utilice Notion para complementar su herramienta de gestión de proyectos. Almacene sus guías, recursos, plantillas, etc., en Notion.

Cómo descubrí Notion

Notion me lo recomendó por primera vez una consultora que lo utilizaba para almacenarlo todo: su proceso, la documentación de los clientes e incluso el contenido y la planificación de las redes sociales.

Me enamoró su UX y su diseño y desde entonces he utilizado Notion con clientes. Es especialmente útil cuando se tienen equipos remotos y muchas ideas y recursos.

Cómo Notion apoyó mi gestión de proyectos

Notion es el centro de datos. Interconecto Notion con la herramienta de gestión de proyectos que he elegido.

La herramienta de gestión de proyectos se ocupa del proyecto, y las tareas que requieren plantillas de la documentación existente se enlazan con Notion, donde se almacena este recurso.

Características favoritas de la IA

Pregunte a Notion

Para cualquier cosa con la que necesite ayuda, pregunte a Notion. Es como un asistente virtual 24/7 que lo sabe todo sobre Notion, para que saque el máximo partido a la plataforma. Además, la IA puede informarle de en qué está trabajando su equipo.

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Escriba con la IA generativa de Notion

He utilizado la IA generativa con bastante frecuencia en Notion, y no me encanta la IA generativa. Cuando se trata de escribir documentos básicos para los recursos de mi agencia, la IA de Notion me ahorra tiempo.

Precios

  • Gratis para empezar
  • Básico cuesta 8 dólares al mes por usuario, facturados anualmente
  • Business es de 15 $ al mes por usuario, facturados anualmente

Lo mejor para

  • Bases de conocimientos empresariales/wikis

9. Slack

Herramientas de gestión de proyectos de IA, Slack

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Lo ame o lo odie, Slack tiene sus usos cuando se trata de la gestión de proyectos. Aunque recomiendo encarecidamente no hacer un seguimiento de los proyectos dentro de Slack, creo que es útil para captar la atención de un miembro del equipo y conseguir que se actúe sobre algo lo antes posible.

Slack se vuelve caro rápidamente, especialmente para equipos grandes. Por esta razón, puede ser beneficioso insistir en que todas las comunicaciones se produzcan en la herramienta de gestión de proyectos.

Para que esto funcione, necesita que los miembros del equipo tengan activa su bandeja de entrada en la herramienta de gestión de proyectos que haya elegido.

Cómo descubrí Slack

Creo que todas las empresas en las que he trabajado o para las que he sido consultor utilizan Slack.

Cómo Slack apoyó mi gestión de proyectos

Slack se utiliza mejor para comunicaciones inmediatas. Mi regla general con Slack y las herramientas de gestión de proyectos es:

  • Cualquier información relacionada con el proyecto tiene lugar dentro de la herramienta de gestión de proyectos.
  • Slack se utiliza mejor para consultas que requieren la acción de una persona lo antes posible. Por ejemplo: «¿Puede darme acceso a…».

Funciones favoritas de la IA

Resúmenes de hilos

Slack permite que las conversaciones se desarrollen en hilos. Esto ayuda a ordenar las conversaciones dentro de los canales. Aunque son útiles, los hilos pueden resultar desordenados; es como leer toda una cadena de correos electrónicos en la que no necesitabas estar en copia oculta.

Con la IA de Slack, puede obtener un resumen en su lugar.

Mensajes automatizados

No es estrictamente IA, pero no por ello deja de ser útil. Para los mensajes que tenga que enviar regularmente, puede automatizarlos para que Slackbot los envíe en su nombre.

Precios

  • Empezar gratis
  • Pro 7,25 $ por usuario y mes, facturados anualmente
  • Business 12,50 $ al mes por usuario, facturados anualmente

Lo mejor para

10. Loom

Herramientas de gestión de proyectos de IA, Loom

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Loom es una herramienta fantástica para los gestores de proyectos, y las funciones de IA ahorran tiempo y son increíblemente útiles.

La premisa de Loom es sencilla: puede grabar vídeos con una vista de pantalla compartida y cámara selfie. Es muy personal.

En aras de la transparencia, debo admitir que Loom puede tener fallos. He experimentado problemas con la cámara selfie que no funciona como debería y vídeos que no se cargan. También puede ser muy lento para cargar.

Aunque Loom sigue siendo mi herramienta preferida, he estado tentado de cambiar a Veed.io. Lo que me mantiene unido a Loom es el precio.

Cómo descubrí Loom

Vi otros vídeos de Loom, me encantó la funcionalidad del vídeo selfie mientras se comparte la pantalla y me inscribí inmediatamente. Utilizo Loom desde hace unos cinco años.

Cómo Loom apoyó mi gestión de proyectos

En lo que respecta a la formación y las reuniones, Loom puede ser una forma muy eficaz de trabajar.

En lugar de formar al personal o realizar el onboarding, puede crear vídeos en Loom de las tareas que necesita que realicen los demás. Almacene los vídeos en Loom y enlace con ellos como parte de los flujos de incorporación o formación.

Esto ahorra tiempo a los gestores de proyectos en formación, lo que significa que pueden centrarse en otras tareas.

Características de la IA de Loom también pueden reforzar la productividad de la gestión de proyectos.

Características favoritas de la IA

Título del vídeo

La IA generativa titulará su vídeo por usted. Esta función es particularmente útil, sobre todo para esos vídeos rápidos que no llegarán a su biblioteca de recursos pero que se benefician de un título lógico para mantenerlo todo ordenado.

Resúmenes y tareas

La IA resumirá el vídeo, lo que proporciona a los destinatarios el vídeo y un resumen escrito. La lista de tareas es útil para la gestión de proyectos.

Loom resalta cualquier tarea mencionada en su vídeo, de modo que puede añadir fácilmente las tareas generadas a partir de la reunión en el software de gestión de proyectos o destacarlas ante los miembros del equipo para el seguimiento de la rendición de cuentas.

Precios

  • Gratis para 25 vídeos de 5 minutos de duración
  • 12,50 $ por usuario y mes
  • Las funciones de IA se añaden a 4 $ al mes

Lo mejor para

  • Vídeos para compartir
  • Reuniones A-sincrónicas
  • Formación y vídeos explicativos

Entonces, ¿merecen la pena las herramientas de gestión de proyectos de IA?

Indudablemente, las herramientas de gestión de proyectos impulsadas por inteligencia artificial (IA) valen totalmente la pena, y le animo encarecidamente a que las explore. Si aún no ha comenzado a utilizarlas, o si emplea herramientas de gestión pero no aprovecha las capacidades de la IA, se está encontrando en una doble desventaja: a) está dejando pasar oportunidades valiosas y b) está invirtiendo más esfuerzo del necesario en su trabajo.

El principal valor de las herramientas de gestión de proyectos con IA radica en su capacidad para automatizar las tareas rutinarias y monótonas. Esto libera tiempo y energía, permitiéndole concentrarse en actividades más gratificantes y estratégicas que impulsan y apoyan el negocio que le apasiona. Además, la adopción de estas herramientas puede significar un avance hacia una gestión más inteligente, donde los datos y las predicciones basadas en IA contribuyen a la toma de decisiones y a la optimización de procesos.

Si la amplia gama de opciones disponibles le resulta abrumadora, aquí tiene una estrategia escalonada para integrar estas tecnologías en su flujo de trabajo, priorizada para su conveniencia:

  1. Inicie registrándose en plataformas como Asana, ClickUp o Motion. Estas herramientas ofrecen una excelente introducción a la gestión de proyectos con un enfoque en la eficiencia y la colaboración asistida por IA.
  2. Adopte métodos de comunicación asíncronos, como la realización de reuniones virtuales o la creación de vídeos explicativos y de formación con herramientas como Loom. Esto no solo ahorra tiempo sino que también mejora la claridad y el acceso a la información.
  3. Documente y organice sus procesos y procedimientos en una plataforma colaborativa como Notion. Esto centraliza la información, facilitando la gestión y el acceso a los recursos del proyecto.
  4. Seleccione una herramienta de IA específica para mejorar las comunicaciones del equipo. Puede integrar esta función con ClickUp o Asana, o experimentar con soluciones dedicadas como Slack, que ofrecen capacidades avanzadas de IA para optimizar la interacción y colaboración del equipo.

Al poner en práctica estos pasos y comenzar a utilizar estas herramientas avanzadas, pronto descubrirá el valor incalculable que aportan a su flujo de trabajo. Estoy convencido de que, una vez que experimente las mejoras en eficiencia, organización y satisfacción, se sentirá agradecido por haber tomado la decisión de incorporar la IA en su gestión de proyectos.

Preguntas Frecuentes sobre las Herramientas de Gestión de Proyectos Impulsadas por IA

  1. ¿Qué beneficios ofrecen las herramientas de gestión de proyectos impulsadas por IA?
    • Simplifican la toma de decisiones, optimizan las comunicaciones internas, y mejoran la eficiencia y productividad del equipo.
  2. ¿Cómo transforman estas herramientas el enfoque hacia la gestión de proyectos?
    • Automatizan tareas repetitivas y administrativas, permitiendo a los equipos concentrarse en tareas más estratégicas como construir relaciones y alcanzar objetivos de manera eficaz.
  3. ¿Es necesario tener un presupuesto grande para acceder a estas herramientas?
    • No necesariamente. Hay opciones gratuitas y accesibles que ofrecen beneficios significativos de productividad sin requerir una gran inversión.
  4. ¿Cómo elijo la herramienta de gestión de proyectos de IA adecuada para mi empresa?
    • Debes evaluar tus necesidades específicas y cómo la herramienta puede optimizar tus operaciones. Es importante considerar las características de IA, el precio, y cómo se integra con tus procesos actuales.
  5. ¿Cuáles son algunas herramientas de gestión de proyectos de IA recomendadas?
    • Entre las recomendadas están Asana, ClickUp, Monday, entre otras, cada una con sus propias características y ventajas específicas.
  6. ¿Pueden estas herramientas reemplazar completamente la intervención humana?
    • Aunque automatizan muchas tareas, la intervención humana sigue siendo crucial para la supervisión estratégica y decisiones críticas.
  7. ¿Qué debo considerar al implementar una herramienta de gestión de proyectos de IA?
    • Considera la curva de aprendizaje, la integración con herramientas existentes, y cómo la herramienta se alinea con los objetivos a largo plazo de tu equipo o empresa.

Fuente

Luis Salamanca

Escrito por Luis Salamanca

Además de un SER decidido a dar lo mejor mi, logro que más pequeños empresarios y dueños de negocios locales hagan un mejor uso de las Herramientas Digitales que nos ofrece Internet, para alcanzar mejores niveles de Rentabilidad y Productividad en sus actividades profesionales y personales.

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