Revisión de Google Workspace: Herramientas colaborativas para la productividad empresarial

Esta revisión de Google Workspace o G Suite explica qué esperar, si la oferta vale la pena el precio y cómo una cuenta puede ayudar a administrar su negocio.

He utilizado Google Workspace (antes G Suite) durante varios años. Esta reseña de Google Workspace explica qué esperar, si la oferta merece la pena y cómo una cuenta puede ayudarte a gestionar tu empresa.

Pero primero considera esto: ¿Estás preparado para convertir tu trabajo independiente en un negocio más profesional?

¿O tal vez quieras añadir un conjunto de herramientas de productividad para poder colaborar más fácilmente?

En cualquiera de los casos, o si acabas de empezar, necesitas las herramientas adecuadas para el trabajo. Hoy en día, eso significa encontrar un buen conjunto de herramientas de colaboración digital que te ayuden a comunicarte, crear contenidos y organizarte.

Internet está, por supuesto, lleno de aplicaciones que pueden hacer todo eso y mucho más. La clave está en encontrar aplicaciones que funcionen juntas y que no resulten confusas de aprender. Voy a echar un vistazo a una de las mejores: Google Workspace, las herramientas que proporciona Google.

Todo lo que necesitas saber está cubierto en este completo análisis de Google Workspace o G Suite.

¿Qué es exactamente Google Workspace?

Google Workspace, G Suite o Google for Business, es un conjunto de herramientas y aplicaciones que ofrece Google, con opciones avanzadas disponibles por una cuota mensual. Google lleva años trabajando duro en el desarrollo de diversas herramientas para ayudar a los usuarios. Probablemente conozcas algunas de ellas, como Gmail y Google Docs.

Google Workspace lleva la versión gratuita de Google Docs y Gmail varios pasos más allá al combinar estas herramientas en un gran paquete diseñado específicamente para empresas.

Cualquier negocio, desde un independiente, hasta una pequeña o gran empresa, puede utilizar Google Workspace para crear, colaborar, comunicarse y, en general, ser productivo en una gran variedad de situaciones.

¿Qué te ofrece una suscripción a Google Workspace?

Más adelante explicaré con más detalle las opciones de precios específicas, pero aquí tienes lo básico. Pagas una cuota de suscripción mensual escalonada para utilizar Google Workspace. Como era de esperar, obtendrás más funciones y un mejor servicio cuanto más estés dispuesto a pagar.

En un nivel básico, sin embargo, Google Workspace proporciona aplicaciones clave de Google como:

• Gmail para empresas
• Google Meet para videoconferencias
• Calendario para fijar eventos y citas
• Documentos para crear contenidos en línea
• Keep para tomar y guardar notas
• Hojas para hojas de cálculo y organización
• Drive para almacenamiento en la nube de Google
• Chat para mensajes rápidos de equipo
• Acceso a las aplicaciones de Google Workspace a través de Google Marketplace
• …y más

¿Por qué es mejor Google Workspace?

Google Workspace agrupa las aplicaciones de Google y añade servicios desarrollados específicamente para empresas en crecimiento, además de incluir funciones adicionales de seguridad y colaboración.

En primer lugar, veamos las herramientas que probablemente ya estés utilizando.

Gmail

¿://luissalamanca.info/como-enviar-archivos-grandes-cifrados-de-forma-segura/»>para trabajar en la nube y enviar archivos en línea. Google Chat está disponible en Gmail y con Google Workspace.

Con Google Workspace puedes enviar correos electrónicos desde tu dominio en lugar de desde @gmail.com. En otras palabras, los destinatarios reciben correos electrónicos de nombre@luissalamanca.info, que tiene un aspecto más profesional.

También prefiero utilizar el servicio de correo electrónico de Gmail en lugar de un cliente de correo electrónico típico como Outlook porque es más fácil de usar. Puedo acceder a Gmail desde cualquier lugar y he memorizado los atajos de teclado para ahorrar tiempo. Utilizo la aplicación de Gmail para consultar los correos electrónicos de trabajo en mi teléfono, y fue más fácil de configurar que Microsoft Outlook.

Calendario de Google

Google Calendar está ampliamente disponible para eventos, tanto internos como externos. Los usuarios de empresa pueden organizar videollamadas mediante Google Meet o Chat y ahorrar dinero en software de videoconferencia, todo ello a través del correo electrónico y el dominio de su empresa.

En otras palabras, el calendario de Google Workspace puede funcionar de forma muy parecida al calendario de Microsoft Office para ti y tu equipo.

Google Docs

La mayoría de la gente está familiarizada con Google Docs, y la versión gratuita es casi igual que la versión premium. La diferencia es que la versión Google Workspace incluye controles de seguridad adicionales para proteger la información confidencial.

También puedes configurar una unidad compartida para colaborar en archivos con miembros del equipo y otros usuarios. Además, Google Docs funciona con y sin acceso a Internet, por si te quedas sin conexión.

Cuando compras Google Workspace, obtienes lo que hay en la versión gratuita en un paquete integrado, pero también obtienes valiosos complementos.

Currents

Currents es una aplicación de comunicación y colaboración para tu empresa. ¿Alguna vez has utilizado Slack o una aplicación similar cuando trabajas para una empresa o cliente? Currents es similar. Puedes crear rápidamente chats de grupo y discutir noticias con todo el equipo o separarte para chats individuales cuando quieras.

Todos los hilos hacen que compartir documentos, especialmente documentos de Google y hojas de cálculo, sea sencillo. Los recién llegados también pueden averiguar fácilmente quién está en su equipo y las noticias más importantes del equipo.

Script de aplicaciones

¿Qué ocurre cuando necesitas algo extra para tu equipo que las aplicaciones de Google no pueden proporcionar? Tal vez necesites un método adicional para analizar una gran cantidad de comentarios a la vez.

O tal vez quieras automatizar ciertas prácticas para ahorrar tiempo.

Tal vez quieras añadir una llamada a la acción adicional a un formulario o asegurarte de que dos aplicaciones como Sheets y Calendar pueden compartir información fácilmente. Si no tienes mucha experiencia en codificación, Apps Script te permite crear todo tipo de soluciones personalizadas para tu forma específica de hacer negocios.

Sites

Si está empezando su propio negocio, necesita un sitio web. O tal vez llevas demasiado tiempo como autónomo sin tener un sitio web profesional y no tienes mucho dinero para gastar en un diseñador web. Sites es la aplicación de Google para crear rápida y fácilmente tu propio sitio web.

No necesitas ser programador para utilizar Sites, y es automáticamente responsive, lo que significa que también se verá bien en dispositivos móviles sin trabajo extra. Esta aplicación también es una gran solución para la creación de sitios web temporales para eventos o grandes proyectos que tienen una fecha de finalización, pero todavía necesita un sitio con fines publicitarios y de registro.

Yo no uso Sites mucho para ser honesto, porque prefiero WordPress y las herramientas de páginas de aterrizaje.

Formularios

Forms es una herramienta para crear encuestas y formularios que puedes compartir fácilmente en línea. Esta app resulta útil para recopilar datos de clientes con fines de marketing, pero estos formularios pueden tener todo tipo de usos.

Si alguna vez has necesitado crear una encuesta, un cuestionario o algo similar, te encantará Forms. Te permite analizar automáticamente los datos que recibes sin necesidad de introducir datos laboriosamente.

Almacenamiento extra

Si eres un usuario personal de Google, probablemente tengas suficiente almacenamiento en la unidad. Sin embargo, yo llené rápidamente el mío con archivos de vídeo y grabaciones de podcasts para mi negocio.

Google Workspace básico incluye 30 GB de almacenamiento. Desde que migré a Google Workspace actualicé mi almacenamiento en la nube de Google a 1 TB, para tener siempre copias de seguridad de los documentos de la empresa, incluso si mi ordenador se rompe o me lo roban.

Mejor asistencia

Google Workspace ofrece asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por teléfono, correo electrónico o chat en línea, algo difícil de encontrar en otros proveedores y que facilita el uso de las herramientas más complejas.

Antes de escribir esta reseña, me puse en contacto con el servicio de atención al cliente a través del chat cuando se cayó el correo electrónico de mi empresa, y resolvieron el problema rápidamente. También me puse en contacto con el servicio de asistencia cuando tuve preguntas técnicas sobre mi dominio y sobre cómo compartir documentos y hojas con contratistas y terceros. Por lo general, respondieron en pocos minutos a través del chat.

Cabe destacar que el equipo de atención al cliente no ofrece asistencia directa para Google Analytics.

Seguridad y consola de administración

Puede que te encante tu equipo, pero sigues necesitando controles de seguridad y supervisión para configurar estas aplicaciones y asegurarte de que los empleados las utilizan correctamente. Google Workspace añade estas funciones para los administradores de empresas y simplifica su uso.

Utilicé la consola de administración de Google Workspace para dar de baja a un contratista cuando se marchó repentinamente y configurar fácilmente uno nuevo. El proceso duró sólo unos minutos, lo que debería resultar atractivo para los usuarios empresariales con poco tiempo.

Vault

Vault es básicamente todos tus registros de datos reunidos en uno. Es un registro de chats, correos electrónicos y archivos, todo junto, además de herramientas de auditoría con la capacidad de rastrear actividades específicas. Es estupendo a efectos legales y para gestionar la eficiencia. Cuando una contratista dejó mi empresa, pude guardar sus documentos y correos electrónicos en Vault para archivarlos.

Google Workspace Apps y mucho más

Puedes potenciar los servicios de Google Workspaces, como Gmail y Drive, mediante las aplicaciones del mercado. Algunos ejemplos son DocuSign, Evernote, Trello y Zoom.

G Suite ofrece servicios adicionales para gestionar flotas móviles, buscar datos en todas las aplicaciones de Google, herramientas de prevención de pérdida de datos y más integración. Google incluye un poco de todo en Google Workspace.

¿Es Google Workspace bueno para las pequeñas empresas?

Por supuesto.

De hecho, Google Workspace está diseñado en gran medida para pequeñas empresas. Las grandes empresas y corporaciones suelen preferir servicios más completos o soluciones internas que puedan ajustar y supervisar fácilmente.

Mientras tanto, Google Workspace está optimizado y preempaquetado para pequeñas empresas que no crean sus propias soluciones (a menos que utilices App Scripts, por supuesto).

Por eso, cuando te registras por primera vez en Google Workspace, Google te pregunta cuál es el tamaño de tu empresa. La primera opción es «Sólo tú», y la segunda es «2-9» personas. No te preocupes, puedes añadir o eliminar usuarios más adelante.

Recuerda que tu cuenta de Google Workspace es diferente a tu cuenta personal de Gmail o Google. Gestionar archivos, cuentas de correo electrónico y contraseñas de ambos en el mismo navegador puede resultar un poco confuso, ya que debes iniciar sesión en Google Workspace y no en tu cuenta personal de Google. Tampoco puedes añadir tu dirección personal de Gmail a Google Workspace, lo que probablemente sea bueno.

¿Qué es Google Workspace Marketplace?

Google Workspace Marketplace es una interesante adición que esencialmente puede añadir más servicios o funciones a Google Workspace. Desarrolladores cualificados crearon estas aplicaciones, que se publican para su venta o descarga en Marketplace.

Si no quieres utilizar App Scripts o estás intentando averiguar si existe una solución específica, puedes mirar en Marketplace para ver si ofrece una aplicación que haga el trabajo.

Es un pequeño extra de usabilidad para ciertos proyectos de nicho o negocios que tienen necesidades únicas. El mercado también ofrece una forma de publicar tus propias aplicaciones si estás especialmente orgulloso de algo que hayas creado.

¿Qué es mejor: ¿Office 365 o Google Workspace?

El principal competidor de Google Workspace es Office 365 (O365, como se suele abreviar), el paquete de herramientas de productividad de Microsoft. Ambas son similares, con aplicaciones para la comunicación, la colaboración, el trabajo en equipo, el correo electrónico, la seguridad y una consola de administración.

Veamos algunas diferencias clave entre estas herramientas de productividad:

• Curva de aprendizaje: O365 es una plataforma más grande y compleja que Google Workspace. Algunas de sus herramientas no se integran tan bien entre sí como las aplicaciones de Google, y las funciones de colaboración no son fáciles de aprovechar. Los usuarios tendrán que dedicar más tiempo a aprender cómo encaja todo en O365.
• Integración de aplicaciones: Google Workspace está diseñado principalmente para ser utilizado de forma independiente sin mucha integración con aplicaciones externas. O365, por otro lado, es compatible con cientos de aplicaciones empresariales de terceros. Microsoft también adquiere empresas con regularidad y añade aplicaciones de otras marcas a su servicio, por ejemplo, Wunderlist.
• Complejidad: Compara aplicaciones como Excel y Google Sheets, y verás que las aplicaciones de Microsoft tienden a ser mucho más complejas. Pueden hacer más cosas, pero es más difícil utilizarlas desde el principio.
• Precios: Los precios de Microsoft Office 365 empiezan en 5 dólares por usuario al mes. La versión estándar cuesta 12,50 $ por usuario al mes, y la versión premium cuesta 20 $ por usuario al mes. Es ligeramente más caro que Google Workspace.
• Equipos: He usado mucho Microsoft Office, y la joya de su corona es Teams, que es una herramienta de productividad o colaboración como Slack. Google Workspace no tiene una herramienta comparable.
• Excel: Algunos expertos en SEO me han dicho que Google Sheets no es tan potente como Excel para el análisis de datos. Aunque esto puede deberse a una preferencia personal.

Basándome en esto, Google Workspace es generalmente una mejor opción para empresas nuevas o pequeñas que trabajan mucho en línea. Prefiero G Suite a Microsoft Office, ya que me parece más rápido y racionalizado. Me resulta más rápido escribir en Google Docs que en Word. Me gusta especialmente poder saltar de una sección a otra con la función de esquema del documento. Las únicas herramientas que echo de menos del paquete de productividad de Microsoft Office son Teams y Excel.

Google Workspace frente a Office 365: Lo esencial

Las empresas y los grandes negocios probablemente estén mejor con Office debido a Teams y a la adopción generalizada de Microsoft Office 365. Las nuevas y pequeñas empresas encontrarán en Google Workspace una alternativa menos costosa.

¿Cuáles son otras alternativas a Google Workspace?

No sería una buena reseña de Google Workspace sin echar un vistazo a las alternativas, a menos que tu empresa ya lo requiera, por supuesto. Si eres independiente o estás creando tu propia pequeña empresa de redacción, tienes muchas otras opciones que considerar.

Muchas otras suites ofrecen multitud de herramientas para crear contenidos, hablar con equipos, tomar notas, etc. Aquí tienes algunas alternativas populares al uso de Google Workspace para tu empresa:

Zoho

Puede que ya hayas oído hablar de Zoho como herramienta de marketing, pero la plataforma puede hacer mucho más que ayudar a los equipos de marketing. Te permite crear un centro para tu empresa que incluye un dominio de correo electrónico único, documentos y hojas de cálculo y un software de colaboración integrado llamado Cliq. Zoho ofrece planes gratuitos y estándar, pero si pagas por el servicio obtendrás un montón de almacenamiento en la nube, entre otras ventajas.

Zoho también puede proporcionar servicios de alojamiento que se integran con otras suites como Google y Microsoft, por lo que hay mucha flexibilidad. Se puede hacer prácticamente de todo, pero está pensado más para empresas de TI y grandes negocios.

Rackspace

Rackspace es una plataforma de alojamiento de datos que ofrece soluciones a empresas en crecimiento. Hace un uso intensivo de los datos. Rackspace puede ofrecer todo tipo de soluciones de nube y servidores, así como el tipo de alojamiento adecuado, pero es mejor para empresas que utilizan una gran cantidad de datos y tienen necesidades complejas.

SamePage

Si ya tienes alojamiento de correo electrónico para tu empresa o no necesitas un servicio dedicado a ello, Samepage ofrece un conjunto de servicios diseñados para facilitar el día a día de tus empleados. Esta aplicación ofrece almacenamiento en la nube, comunicación web y otras formas de colaborar con tu equipo y compartir datos cuando sea necesario.

Samepage es una buena opción para equipos pequeños que ya tienen la mayor parte de lo que necesitan, pero quieren un espacio centralizado en línea para trabajar sin tener que improvisar varias aplicaciones diferentes.

The Arrangers

Por el contrario, The Arrangers se centra casi por completo en el correo electrónico. Ofrece 5 GB de almacenamiento por cuenta, protección antivirus integrada y compatibilidad con aplicaciones móviles para las direcciones de correo electrónico de tu empresa. Al igual que otros grandes clientes de correo electrónico, The Arrangers también ofrece calendarios, contactos y aplicaciones de tareas.

También puedes optar por servicios de alojamiento, seguridad y en la nube, pero estos servicios son más caros. Es una buena opción para empezar con direcciones de correo electrónico de empresa y un sitio web si estás empezando.

Go Daddy

Go Daddy es conocido principalmente por su alojamiento web (a menudo, opiniones bajas sobre su alojamiento web). Sin embargo, Go Daddy se ha dedicado a diversificarse en los últimos años. La empresa ofrece ahora programas de correo electrónico y ofimática para crear contenidos y gestionar el correo electrónico en un sistema central. Si ya usas Go Daddy, sin duda merece la pena echar un vistazo a la actualización. También se integra bien con las aplicaciones de Office 365, lo que merece la pena tener en cuenta. También recomiendo Siteground y Pressidium.

ONLYOFFICE

ONLYOFFICE -sí, realmente va con mayúsculas- es una solución de código abierto, lo que significa que puedes personalizar la plataforma con todos los widgets y complementos que quieras, siempre y cuando sepas cómo hacerlo, lo que requiere algo de trabajo.

Sin embargo, puedes obtener un conjunto de herramientas empresariales adecuadas, similares a Microsoft Office. Las versiones de pago de la plataforma también facilitan las cosas.

¿Sigues recomendando Google Workspace frente a estas otras opciones?

Por supuesto. Hay varias razones por las que Google Workspace suele ser superior a las alternativas que he enumerado en este análisis.

En primer lugar, Google puede permitirse contratar a los mejores, y sus habilidades se reflejan en la calidad de las aplicaciones de Google Workspace, que están por encima de la mayoría de las alternativas existentes.

El diseño de la aplicación también significa que Google Workspace es fácil de usar, especialmente porque mucha gente está familiarizada con aplicaciones populares como Gmail.

También es bueno contar con una suite de una empresa tan grande como Google. Sus servidores están siempre operativos, corrigen los errores de inmediato y es poco probable que la empresa quiebre y se venda a otro proveedor, con lo que el destino de sus herramientas será incierto.

¿Es seguro y privado utilizar Google Workspace?

Puede que a algunas personas les dé reparo utilizar un conjunto de aplicaciones proporcionadas íntegramente por Google, el mismo Google al que se le da tan bien recopilar información sobre las actividades en línea. De hecho, Google tiene toda una página web dedicada a responder a estas preocupaciones, tituladaGoogle Workspace security and trust.

Te animo a que leas toda la página. En ella se explica cómo se cifran y protegen los datos en la nube de Google, cómo los administradores pueden adaptar su seguridad según sea necesario y qué normas de seguridad cumple Google Workspace para varios países y sectores.

También puedes ponerte en contacto con Google si tienes preguntas más específicas sobre cómo tratan tus datos y qué privacidad puedes esperar.

¿Cuánto cuesta Google Workspace al mes?

Google Workspace ofrecía tres niveles principales en el momento de escribir este artículo.

Google WorkspaceBásico

El primer nivel cuesta 6 dólares al mes por usuario. Con ella obtienes todos los servicios básicos mencionados en este análisis, además de 30 GB de espacio de almacenamiento.

Google Workspace Business

El nivel intermedio tiene un precio de 12 dólares al mes por usuario. La capa empresarial añade espacio ilimitado en disco, Vault y herramientas de gestión adicionales adecuadas para grandes empresas. Yo utilizo este nivel por el almacenamiento adicional de archivos y las funciones de búsqueda en la nube de Google.

Google Workspace Enterprise

El tercer nivel cuesta 25 $ al mes por usuario y añade aún más herramientas y capacidades de administración, con excelentes funciones para gestionar muchos datos y personas a través de la gestión de terminales.

Ah, y si aún no estás listo para comprometerte a pagar una cuota, puedes obtener una prueba gratuita de dos semanas para comprobarlo y ver lo útil que resulta Google Workspace en comparación con la versión gratuita de Gmail, Google Docs y Drive.

Hace años, antes de escribir esta reseña sobre Google Workspace, contraté una licencia de usuario único.

Desde entonces, he añadido otros usuarios de G Suite o miembros del equipo, como un editor y un asistente virtual, cada uno de los cuales tiene su propio correo electrónico, almacenamiento y acceso a otras aplicaciones y herramientas de colaboración de Google.

¿Cómo puedo obtener más información sobre el uso de Google Workspace?

Con todas las opciones de asistencia que ofrece Google, puedes simplemente llamar o enviar un correo electrónico si tienes alguna pregunta sobre cómo utilizar herramientas específicas. Sin embargo, un amplio Centro de aprendizaje de G Suite permite a los usuarios elegir una aplicación concreta para aprender en profundidad, buscar consejos rápidos y mucho más.

También puedes apuntarte a clases y obtener una certificación en G Suite, lo que puede ser una habilidad útil para ciertos miembros del equipo.

Veredicto: ¿Es bueno Google Workspace?

Google Workspace es una gran suite de productividad para empresarios que quieren trabajar con miembros de su equipo en todo el mundo. El producto es fácil de usar y viene con aplicaciones familiares. Además, puede ampliarse a medida que crece la empresa, ya que es posible añadir o eliminar usuarios fácilmente.

Utilizo con frecuencia el almacenamiento adicional en la nube de Google que viene con Google Workspace. También confío en el servicio de correo electrónico profesional que ofrece G Suite y en Google Hangouts para las reuniones. No utilizo mucho Sites ni otras aplicaciones y secuencias de comandos, pero las necesidades de tu empresa pueden ser diferentes.

Si trabajas mucho en línea o valoras la colaboración, Google Workspace es una herramienta útil para tu empresa.

Revisión de Google Workspace: Lo esencial